Disfunctioneren? Do, dont's en checklist!

Mr. Vera Kuppens, 20 april 2016

Disfunctioneren? Do, don’ts en checklist!

Functioneert uw werknemer niet naar behoren? Zorg er dan voor dat u dit tijdig aan de werknemer kenbaar maakt. Bespreek met de werknemer wat er niet goed gaat en wat er anders moet. Benoem concreet de benodigde verbeterpunten, en leg hetgeen met elkaar besproken is schriftelijk vast. Bied uw werknemer voldoende de gelegenheid het functioneren te verbeteren. Geef uw werknemer daarvoor handvatten, en zorg ervoor dat u regelmatig (liefst periodiek) met uw werknemer evalueert hoe het gaat. Maak ook tussentijds concrete afspraken ter verbetering. Maak en overhandig verslag van elk evaluatiemoment.

We zien in onze praktijk dat veel werkgevers en leidinggevenden terughoudend zijn als het gaat om ‘dossieropbouw’.

Het woord dossieropbouw heeft een negatieve klank, maar het heeft een positief doel. Uitgangspunt is namelijk dat de werknemer verbetert en in zijn of haar functie kan blijven. Een goed verbetertraject is mede in belang van de werknemer. Maak dat ook aan de werknemer duidelijk. De werknemer dient actief mee te werken. Er wordt van hem of haar een constructieve houding en opstelling vereist. Daarnaast is het belangrijk dat een werknemer weet waar hij of zij aan toe is. Stel daarom een termijn voor verbetering en wijs werknemer op de gevolgen als het functioneren niet, of onvoldoende, verbeterd. Een termijn van enkele maanden is zeker niet ongebruikelijk. Als blijkt dat er binnen de gestelde termijn geen verbetering optreedt, dan zal er gekeken moeten worden of er mogelijkheden zijn tot herplaatsing. Pas wanneer blijkt dat er binnen de organisatie geen herplaatsingsmogelijkheden zijn, is een beëindiging op grond van disfunctioneren mogelijk. 

Naast deze “do’s” is er ook een aantal “don’ts”:

  • Wees niet vaag in kritiek. Werknemer moet weten waar hij/zij aan toe is. Maak in het hele traject helder dat het ‘serieus’ is.
  • Stel slecht nieuwsgesprekken niet uit.
  • Houd het niet bij het aanstippen van problemen maar onderneem actie. Een verbetertraject is gericht op verbetering, het mag niet beperkt zijn tot ‘monitoren’ of ‘registreren’.
  • Vergeet niet de schriftelijke vastlegging en overhandiging aan werknemer.

Wilt u weten of er voldoende dossier is voor een ontslag op basis van disfunctioneren? Neem dan onderstaande checklist door.

Checklist:

  • Kunt u met concrete voorbeelden aannemelijk maken dat de werknemer structureel disfunctioneert?
  • Is de werknemer tijdig aangesproken op het disfunctioneren?
  • Heeft de werknemer voldoende gelegenheid gekregen om zijn functioneren te verbeteren?
  • Heeft u de werknemer duidelijke handvatten geboden om zijn functioneren te verbeteren? Bijvoorbeeld door middel van concrete afspraken, begeleiding, coaching of scholing?
  • Hebben er regelmatig tussentijdse evaluaties plaatsgevonden?
  • Is er (tussentijds) een termijn gesteld waarbinnen het functioneren moet zijn verbeterd?
  • Is de werknemer op de hoogte gebracht van de gevolgen van blijvend disfunctioneren?
  • Heeft de werknemer voldoende scholing gehad voor de uitoefening van zijn functie?
  • Heeft de werkgever gezocht naar een andere passende functie binnen de organisatie, en bleek deze niet voorhanden?

Heeft u bovenstaande vragen allemaal met “ja” beantwoord en ligt dat alles schriftelijk vast?

Beantwoordt u ook vraag 10 met “ja”, dan behoort een ontslag op basis van disfunctioneren in beginsel tot de mogelijkheden. Beantwoordt u de vraag met “nee” dan is het functioneren van de werknemer wellicht verbeterd, zo niet dan zal er nog een aantal stappen ondernomen moeten worden alvorens een eenzijdig ontslag mogelijk is. Wellicht behoort een beëindiging met wederzijds goedvinden tot de mogelijkheden.

 

Kamerbeek Advocaten  Dr. Hub van Doorneweg 179  Postbus 925  5000AX Tilburg  advocaten@kamerbeek.nl  |  Algemene voorwaarden  |  Kantoorklachtenregeling